La automatización de procesos

 

la automatización de procesos

La automatización de procesos es la operacionalización de un proceso que antes se ejecutaba manualmente, utilizando la tecnología y la integración de sistemas y datos. Esto es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente.

Ventajas de la automatizacion de procesos

• Las empresas que implementan la automatización de procesos se colocan en una posición de ventaja frente a sus competidores, tanto en operatividad como en confiabilidad.  

• Incide en la reducción de costos operativos e incrementa la velocidad en que se atienden las solicitudes de los clientes.  

• Favorece que los sistemas trabajen sin interrupciones, satisfaciendo la demanda de los departamentos de TI y de los sistemas informáticos.  

• Permite disponer de mejores análisis y agiliza la instalación de aplicaciones mediante la ejecución automatizada de trabajos.  

• Elimina la ejecución de comandos manuales que pueden estar sujetas al error humano, aumentando la eficiencia y la productividad del departamento de TI.  

• Permite la visibilidad y control de todos los flujos de trabajo y de las solicitudes de los clientes, ofreciendo reportes del estado de los procesos terminados, en proceso y futuros.  

Desventajas de la automatizacion de procesos 

• Empleados con temor a quedarse sin trabajo: contrario a lo que se cree, las empresas que automatizan sus procesos tienen la capacidad de generar más puestos de trabajo. Esto sucede porque son más prósperas y eficientes. Y, por lo tanto, pueden abordar una mayor cantidad de proyectos y atender un mayor número de clientes.  

• Costo de inversión: Implementar la automatización de procesos implica una inversión inicial considerable. Sin embargo, este factor debe analizarse en comparación con los beneficios que generará en la eficiencia operativa de toda la empresa. Sin contar que la implementación de soluciones en la nube genera costos notablemente inferiores a las soluciones no automatizadas. Incluso, pueden ser menores que los que consume tu tecnología actual.  

• Pérdida en la flexibilidad: modificar los flujos de trabajo de las tareas y procesos puede implicar cierta rigidez. Esto se minimiza con un proceso previo de consultoría y planificación. De igual manera, debes hacer una elección inteligente del producto de automatización: fíjate en que sea versátil y escalable con relación a la transformación que va a tener tu empresa en el futuro. 

¿Cómo automatizar un proceso?

Todo lo anterior se puede hacer a través de una herramienta para la automatización de procesos.

Una empresa que se enfoca en procesos y pone en práctica la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) busca la mejora continua.

A través del análisis y control de procesos, el objetivo es siempre mejorar el flujo de trabajo, de manera que se puedan corregir los errores y alcanzar los objetivos estratégicos.

Para ello, se utiliza un BPMS (Business Process Management Suite o System), que es el software que mapea, automatiza, ejecuta y monitorea procesos, siguiendo la disciplina BPM en todas sus etapas.

Entre las etapas de la gestión de procesos, la automatización de procesos está presente, sobre todo, en tres de ellas:

• Implementación: al utilizar el BPMS para insertar los procesos modelados y formularios electrónicos, definiendo responsables y prioridades. En este momento, también se brinda capacitación a todos los profesionales involucrados en el proceso, para que comprendan el funcionamiento de los sistemas.

• Despliegue y ejecución: cuando se pone en práctica el mapeo de procesos, ejecutando las propias actividades.

• Monitoreo: al monitorear los procesos, verifica si el proceso es el esperado y monitorea las metas y objetivos. Esta fase será mucho más fácil con un proceso ya automatizado, ya que tendremos la información del proceso ya en un sistema y la confiabilidad de la información será mayor. El monitoreo se puede realizar automáticamente y se pueden enviar alertas para casos críticos.

Estos tres pasos se llevan a cabo luego de una serie de pasos previos, donde se evalúan los procesos de negocio reales (fase denominada “AS IS”), se encuentran problemas y luego se realiza un rediseño de estos procesos, considerando los objetivos que la organización quiere lograr (fase “TO BE”). El mapeo se implementa, de esta forma, en el BPMS.

A partir de lo que se ejecuta, los gestores de procesos pueden evaluar el avance de las actividades y, a partir de ahí, volver al modelado para mejorar posibles fallos y cuellos de botella.

Obtén más información sobre el mapeo de procesos y las fases AS IS, TO BE y TO DO.